個人情報保護方針 | 封筒・名刺・紙製品のハート

ハートグループの個人情報保護方針及び、プライバシーマーク認定取得についてのご案内です。

個人情報保護方針について

プライバシーマーク「Pマーク」

ハート株式会社は、2006年11月7日付けで「プライバシーマーク」を取得いたしております。プライバシーマークとは、一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)が、個人情報を適切に取り扱っている組織を一定の基準で認定し、プライバシーマークの使用を認める制度です。

これからも皆様に信頼され貢献できる企業を目指し、ハートグループ一丸となって努めて参ります。今後ともよろしくお願い申し上げます。

当社は、主事業である事務用封筒等紙製品の印刷・販売・配送・業務管理、並びに商品情報配信・問合せ等業務活動（以下、｢当社事業活動｣）を行う上で、責任ある企業として個人情報保護の重要性を第一と考え、各種法令・条例・規範及びJISQ15001を遵守し、個人情報を正しく取り扱う為に「個人情報保護方針」定め、当社の従業員すべての者に周知徹底を図るとともに、個人情報保護マネジメントシステムを制定し、個人情報の適切な取扱・管理を行い、改善をしていくことを宣言致します。

平成17年7月1日制定・平成20年1月7日改訂
ハート株式会社　代表取締役社長　田中嗣人

【1】個人情報の取得･利用･提供について

当社は当社事業活動の事業範囲、並びに当社従業員の労務管理・求人時の採用人事管理において個人情報の取得･利用を行い、その目的外には利用致しません。また、個人情報は本人の同意無くしては、第三者に提供致しません。

【2】個人情報保護に関する法令･指針･その他規範の遵守について

当社は個人情報に関して適用される法令、国が定める指針、その他規範、各種条例の遵守とJISQ15001の規格に準拠･適合したマニュアルを遵守し、業務を遂行致します。

【3】個人情報へのリスク予防について

当社は、個人情報を安全且つ正確に管理し、個人情報への不正アクセス、個人情報の漏洩･滅失･き損･紛失･破壊･改ざんを事前に防止回避の手順を定め、それを予防･是正の処置を行います。

【4】苦情及び相談への対応について

当社は、法で定める苦情･開示請求等の手続きに関して、当社規程･手順に基づき対応致します。｢お客様相談窓口｣を設け必要な体制を整え、情報開示ご希望の方には、お申出が本人であることを確認の上、合理的な期間及び範囲で回答致します。

【5】個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善

当社は、社会情勢・環境の変化を踏まえて、個人情報を適切に管理･保護する為の個人情報保護マネジメントシステムを制定し、適切な運用･管理を行うと共に、継続的に改善します。

「個人情報の保護に関する法律（以下、法といいます）」において、お客様又はお取引先企業様（以下、「ご本人」といいます）に公表すべき、又は容易に知りえる状態に置くべきと定める事項について、次のとおり公表致します。　（法第18条及び法第27条関係に基づく）

【1】個人情報取扱事業者の名称・氏名

ハート株式会社	大阪市中央区和泉町２-１-１３
	代表取締役社長　田中嗣人
	個人情報保護管理者　瀬口達也
	電話番号　06－6942－8172

【2】全ての個人情報の利用目的

・当社では、当社及び子会社の事業活動並びに当社及び子会社従業員の労務管理・求人時の採用人事管理に関連し、以下に示すような利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報を利用することがあります。

・ご提供いただいた個人情報は、予め明示しました利用目的の範囲内で利用し、ご本人の同意なく利用目的外に利用致しません。

・実際に個人情報のご提供をお願いする時は、予め下記のような利用目的を各々個別に明示し同意の上ご提出いただくよう努めます。但し、ビジネス慣習上名刺交換を行う場合や、或いはご本人からのカタログ・資料送付等の発送のご依頼される場合等、取得の状況から利用目的が明らかな場合は、利用目的の明示を省略させていただく場合があります。

（お客様からお預かりする個人情報の利用目的）

① 名刺・ハガキ・封筒等の作成・印刷・加工
② その他受託した印刷関連製品の作成・印刷・加工
③ 当社製品の発送業務
④ 取扱製品・サービス等に関するサービスサポートの提供
⑤ インターネット販売に伴うお取引のため
⑥ 当社会員様の管理及び、サービスの提供のため
⑦ メールマガジン及びＤＭご希望者へのメールマガジン及びＤＭの発送と管理のため（保有個人データ）
⑧ アンケートによる、弊社サービスの向上のため（保有個人データ）
⑨ クレジットカード支払いに伴う代金決済

（上記業務以外での個人情報の利用目的）

① 当社及び子会社従業員に関する雇用･労務･人事管理（保有個人データ）
② 当社及び子会社退職者に関する人事管理　（保有個人データ）
③ 求人応募に関する採用業務　　（保有個人データ）
④ 営業･販売活動管理に伴うお取引先関係者の個人情報

（従業員、採用活動における内定者、外部有識者、株主等の特定個人情報の利用目的）

① 当社が、法令に基づき、当社及び子会社の従業員（扶養親族を含む）・採用活動における内定者、外部有識者、株主等の個人番号を、給与所得の源泉徴収票、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届、支払調書等の書類に記載して、行政機関等及び健康保険組合等に提出する事務のため

【3】個人情報の第三者への提供

① 当社は、ご提供いただきました個人情報を第三者に提供することは致しません。但し、次の場合は除きます。

ａ）ご本人の同意がある場合
ｂ）人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難な場合
ｃ）利用目的の達成に必要な範囲で、当社の業務委託先に個人情報を預ける場合
ｄ）法令に基づく場合
ｅ）合併、分社化、営業譲渡その他の事由によって事業の承継が行われる場合

② クレジットカード情報を決済代行会社を通じてカード会社へ情報を提供する場合。

【4】個人情報の共同利用

当社は、ご提供いただきました個人情報を当グループ会社と共同して利用することがあります。当社と個人情報を共同利用するグループ会社間において、個人情報に係る安全管理契約を締結の上、厳正な管理のもとに利用致します。

共同利用する個人情報の項目	・当社従業員(退職者･含)は｢従業員情報の取扱について｣同意を得ている記載事項・受託いただいた製品作成･印刷･加工に係る情報及び発送業務
共同利用の範囲	ハート封筒株式会社
共同利用の利用目的	取得時に当社が通知又は公表した利用目的達成に必要な範囲
共同利用する個人情報の責任者	ハート株式会社　個人情報保護管理者
取得方法	書面・ウェブ等

【5】15歳以下のお客様の個人情報

１５歳以下のお客様は、保護者の同意をいただいてから個人情報の提供を行って下さい。

【6】個人情報の安全管理

当社は、関係する法令およびガイドラインを遵守し、取り扱う個人データの漏えい、滅失または毀損の防止その他の個人データの安全管理のため、必要かつ適切な措置（以下、「安全管理措置」といいます）を以下の通り講じてまいります。

（１）基本方針の策定

当社は、個人データの適正な取扱いを確保するため、基本方針として「個人情報保護方針（https://www.heart-group.co.jp/cmn/privatepolicy.php）」を策定しています。

（２）個人データの取扱いに係る規律の整備

当社は、個人データの取扱方法、責任者・担当者およびその役割等について定める社内規程を策定しています。

（３）組織的安全管理措置

当社は、当社の組織体制における個人情報の取扱いに関する責任者として「個人情報保護管理者」を任命したうえで、個人情報保護マネジメントシステムを整備し、社内の個人情報保護に関する統制を実施しています。また、安全管理措置に関する社内規程を従業員（契約社員・派遣社員を含みます）に遵守させ、従業員が法や社内規程に違反している事実又は兆候を把握した場合は「個人情報保護管理者」をはじめとする責任者へ報告・連絡する体制を整備しています。さらに個人情報を取り扱う業務を委託する場合は、委託先に対して厳正な監督措置を実施し、委託先においても個人情報に関する安全管理措置が厳格に保たれるように監視を行っています。

（４）人的安全管理措置

当社は、従業員に対し個人情報の適正な取り扱いに関する教育・研修を定期的に実施しています。

（５）物理的・技術的安全管理措置

当社は、個人データを取り扱う区域において、従業員及び第三者の入退室管理を行うとともに、個人情報を含む文書や媒体、機器等は施錠保管等の盗難防止措置を実施しています。また、個人データおよび個人データを取り扱う情報システムへのアクセス制御、コンピュータウイルス対策、不正ソフトウェア対策、情報システムの監視等を実施しています。
例）定められた格納場所以外への個人データの保存禁止、認証パスワードに関する高レベルのポリシーの適用、個人データに対する操作履歴の取得・分析

（６）外的環境の把握

当社は、個人データを国内にのみ保管しています。

【7】個人情報に関するお問い合わせ・苦情受付窓口

個人情報に関するお問い合わせ、開示、訂正、追加、削除等のお問い合わせについては、下記に記載しております「個人情報苦情相談窓口」までご連絡下さい。

窓口	ハート株式会社　個人情報苦情相談窓口（担当：人事総務部内）
E-mail	jinjika@heart-group.co.jp
電話	06-6942-8172
郵便	〒540-0019　大阪市中央区和泉町2-1-13

※なお、直接ご来社いただいてのお申し出はお受け致しかねますのでご了承下さい。

【8】個人情報の開示、訂正、削除、利用停止等（以下、「開示等」）について

当社は、ご本人からの保有個人データの開示（第三者提供記録の開示を含む）・利用目的の通知・訂正等・利用停止等・第三者提供の停止（以下「開示等の請求等」という。）のご請求を受付いたします。

1.開示等の申出先

開示等の求めは、「個人情報お客様相談窓口」まで本人若しくは代理人により、当社ホームページ上より所定の書類をダウンロードし、該当事項をご記入いただき、郵送にてのみお受け致します。

2.開示等に関して提出する書類

（１）開示等にあたっては、次の書類を提出していただきます。

＜当社所定の請求書＞

・個人情報開示等請求書
・委任状

（2）ご本人様及び代理人様の確認について

・ご請求される場合、ご本人様及び代理人様を確認する為の書類（以下「本人確認書類」）をご提出いただきます。各請求書をご郵送される際は、以下の本人確認書類（いずれも氏名・住所・生年月日が確認できるもの）をご同封願います。

・本人確認書類において、氏名・住所・生年月日、免許証等の公的書類発行番号、発行日、発行者（行政官庁・都道府県市区町村名等）以外の個人情報は、当社での本人確認は不必要なので、これら該当箇所は「黒く塗りつぶし」等見えなくした後、ご提出願います。　特に個人番号、本籍地の情報につきましては必ず対応をお願い致します。

＜Ⅰ＞本人確認の書類・・・①～③いずれか一点（複写）を必須提出として、加えて請求者本人事項記載の書面④～⑧を「少なくとも２種類」提出。

① 個人番号カード
② 運転免許証
③ パスポート
④ 戸籍謄本
⑤ 各種健康保険の被保険者証
⑥ 国民年金手帳
⑦ 写真付住民基本台帳カード
⑧ その他本人確認できる公的書類（住民票の写し等）

※個人番号、本籍地記載箇所については、塗りつぶしてください。

＜Ⅱ＞親権者若しくは成年後見人の場合・・・「「①より1通＋ ②より2通」提出。

① 戸籍謄本、戸籍抄本、家庭裁判所の証明書、登記事項証明書等その他資格の証明書類
・いずれも開示請求日前30日以内発行されたものに限ります。
・本籍地情報は塗りつぶして送付願います
② 親権者若しくは成年後見人自身の本人確認書類（上記＜Ⅰ＞より）

＜Ⅲ＞本人が委任した代理人の場合・・・「① + ② ＋ ③より２通」提出。

① 委任状・１通
② 委任状に押された本人の印鑑同一の印影の印鑑証明書・１通
③ 代理人自身の本人確認書類（上記＜Ⅰ＞より）

【注】提出書類に不備又は不明点がある場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定期間（当社よりの連絡日起算10日）内にご提示頂けない場合は、今回の開示時の求めがなかったものとして送付頂いた書面をご返送させて頂きます。

3.手数料及びその徴収方法

利用目的の通知もしくは開示の１回の請求につき、1,000円分の郵便切手を申請書類に同封の上郵送願います。（２０２２年４月１日現在）

【注】返信用切手が不足していた場合や、返信用切手が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定期間（当社よりの連絡日起算10日）内にご提示頂けない場合は、今回の開示時の求めがなかったものとして送付頂いた書面をご返送させて頂きます。

4.開示等の対応（当社における手続対応）

① 個人情報相談窓口（以下、｢同窓口｣）は、開示等の請求受付け後、速やかに請求された個人情報の有無について調査を行うとともに、下記６．で定める非開示事項に該当するか否かについて、当該関連部門と協議のうえ決定。

② 調査の結果、請求された個人情報が存在し、下記６．に定める非開示事項に該当しない場合は、同窓口が、開示する内容を記載した「開示等の請求に係る対応結果通知書」を作成するものとし、当該関連部門が補佐する。お客さま相談窓口は、開示する前に「開示等の請求に係る対応結果通知書」をもって個人情報保護管理者の承認を得る。

③ 一方、調査の結果、請求された個人情報が存在しない場合、同窓口は、請求された個人情報が存在しない旨を「開示等の請求に係る対応結果通知書」に記載し、個人情報保護管理者の承認を得る。

5.開示等の求めに対する回答方法

個人情報お客様相談窓口は、２．（１）の申請書の申請書記載住所宛（代理人の場合は代理人）に「開示等の請求に係る対応結果通知書」を郵送（書留郵便）する方法より回答するものとします。

6.保有する個人情報の非開示事由

次に定める事項は、非開示と致します。非開示を決定した場合は、その旨、理由を付記して通知致します。なお、非開示の場合についても所定の手数料は払い戻し致しません。

・所定の申請書類に虚偽、偽りがあった場合
・本人が確認できない場合
・代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
・所定の申請書類に不備があった場合
・開示の求めの対象が保有する個人情報に該当しない場合
・本人又は第三者の生命、身体、財産、その他の権利利益を害するおそれがある場合
・当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
・他の法令に違反することとなる場合

7.開示等のご請求に関して取得した個人情報の利用目的

開示等のご請求に伴い取得した個人情報は、開示等に必要な範囲のみで取扱うものとします。提出していただいた書類は返却致しません。開示等のご請求に対する回答が終了後、適切に管理、廃棄させて頂きます。

8.改訂について

この開示等のご請求手続きは、お客様個人の個人情報の保護を図るために、及び法令等の変更に対応するために、内容を一部改訂することがあります。開示等をご請求される場合には、その都度この手続きをご確認願います。