請求書を送る際は、書類のサイズに合った封筒を選ぶだけでなく、内容物の透けにくさや、封入から発送までの作業効率にも気を配ることが大切です。
請求書には取引先名や請求金額など、重要な情報が記載されています。安心して届けられるよう、用途に合った封筒を選びましょう。
このページでは、請求書の郵送に使う封筒の選び方や中身が透けない為の対策、発送時の注意点などをご紹介します。
請求書を送るとき、こんなお悩みはありませんか？
請求書の送付では、封筒選びや発送作業について、次のような悩みが生じることがあります。
- A4の請求書に合う封筒のサイズが分からない
- 請求書の内容が封筒から透けて見えないか心配
- 請求書の封入や封かん作業を効率化したい
こうした悩みを解決するには、書類のサイズや封筒の仕様、発送方法などを考慮して選ぶことがポイントです。
請求書を送る封筒の選び方
書類のサイズに合った封筒を選ぶ
請求書を封入する封筒は、書類の大きさや折り方に合わせて選びましょう。
A4サイズの請求書を3つ折りにして送る場合は、長形3号（長3）封筒が一般的な選択肢です。一方、A4サイズを折らずに送りたい場合は、角形2号（角2）封筒が適しています。
書類の枚数や同封する資料によって必要なサイズが変わることもあるため、スムーズに封入できるか事前に確認しましょう。
中身が透けにくい封筒を選ぶ
請求書には取引先名や金額などの情報が記載されているため、封筒の外側から内容が見えにくいかどうかも確認したいポイントです。
中身が透けない為の対策には、封筒の色や紙質に着目する方法や、内側に加工を施した封筒を選ぶ方法などがあります。用途や求める仕様に合わせて選びましょう。
中身が透けない為の3つの対策
① 封筒の色や紙質で選ぶ
- 濃い色の封筒
- 厚みのある封筒
封筒の色や紙の種類・厚さに着目して選ぶ方法です。ただし、濃い色や厚手であれば必ず透けないわけではないため、実際の見え方を確認しましょう。
② 透けにくい加工を施した封筒を選ぶ
- 裏地紋付きの封筒
- 透けない封筒
封筒の内側に加工を施すことで、請求金額や取引先名など、請求書に記載された情報が透けて見えにくいよう工夫されています。
③ 封筒や書類を工夫する
- 封筒を二重にする
- 書類を重ねて入れる
封筒を二重にしたり、書類を重ねて入れたりすることで、中身が透けて見えにくくなるよう工夫する方法もあります。ただし、透けにくさは封筒や書類の色・厚さなどによって異なるため、実際に確認してから選ぶと安心です。
発送作業のしやすさも考慮する
請求書を定期的に郵送する場合は、封入や封かんにかかる手間も考慮して封筒を選びましょう。
封筒のフタ部分に加工を施すことで、封かん作業の効率アップにつながります。
また、宛名を別途記入する手間を減らしたい場合は、書類に印字した宛名をそのまま利用できる窓付封筒も選択肢のひとつです。
スチック付きの封筒なら、フタを折って押さえるだけで簡単に封かんできます。のり付けの手間を省き、作業時間の短縮にも役立ちます。
エコ窓なら、紙からできた無公害・天然素材を採用しており、使用後は窓部分を分別しなくてもリサイクル可能です。
請求書を送る前に確認したいこと
封筒を選んだら、発送前に次のポイントも確認しましょう。
宛先や請求内容に間違いがないか
発送前に、宛名や住所、請求金額などに誤りがないか確認しましょう。特に複数の取引先へ送付する場合は、送付先と請求書の内容が一致しているか、必ず確認しましょう。
同封する書類に漏れがないか
請求書と一緒に送付状や明細書などを同封する場合は、必要な書類がそろっているか確認しましょう。封かん後に入れ忘れに気付くと、再送の手間がかかるため、封かん前の確認が大切です。
郵便料金や発送方法は適切か
封筒のサイズや重さによって郵便料金が変わるため、発送前に料金や送付条件を確認しましょう。また、到着までの日数や追跡の必要性なども考慮し、請求書の送付先や用途に合った発送方法を選びましょう。
おすすめ封筒
ハート株式会社では、用途や求める機能に応じて選べる封筒を取り扱っています。請求書のサイズや中身が透けない為の対策、発送時の作業効率など、重視したいポイントに合わせて選んでみてください。
