返信用封筒とは
返信用封筒とは、書類や書簡を返送してもらうために、返送をお願いする側があらかじめ宛先（自分の住所・会社名・部署名など）を印刷し、必要に応じて切手を貼るか料金受取払い等にして同封する封筒のことです。返送する側は、封筒の裏面に自分の住所や氏名を記入するだけで返送できるため、スムーズなやり取りが可能になります。ビジネスシーンや就活などでも広く利用されています。
返信用封筒の書き方（返送をお願いする側）
■ 返信用封筒を同封するときのマナー
取引先や応募者、顧客に書類の返送を依頼する際に、同封する「返信用封筒」は、受け取った相手が迷わず、そのまま投函できる状態にしておくことが大切です。送る側で必要な準備を整えておくことで、相手の手間を減らし、スムーズで丁寧なやり取りにつながります。
■ 宛名面の書き方
- 封筒の表面には、返送先（自分の住所・会社名・部署名など）を記入します。
- 宛名の末尾には「行」や「宛」を付けるのが一般的です。どちらを使用しても失礼にはあたりませんが、ビジネスシーンでは「行」がよく用いられます。
- 縦書き・横書きに明確な決まりはありませんが、郵便物では縦書きが多く、読みやすいため、迷った場合は縦書きがおすすめです。
■ 切手の貼り方・料金負担のマナー
- 返信用封筒には、あらかじめ切手を貼って同封すると、相手への配慮につながります。
切手が貼られていない場合、返信する側が切手を用意する必要があるため、その点を考慮した対応が望ましいでしょう。 - 複数の返信が見込まれる場合や、相手の負担を減らしたい場合は「料金受取人払」の封筒を用意する方法もあります。
■ 差出人欄の書き方
- 返信用封筒では、差出人（返信者）の住所や氏名を空欄にしても問題ありません。相手の手間を省くために差出人の住所氏名を先に書いておくのは失礼に当たる場合もあります。
- 封筒の表面に返送先が記載されていれば、受け取った方はそのまま返送できます。ただし、万が一配達できなかった場合に備え、差出人欄を記載しておくと、より安心です。
返信用封筒の書き方（返送する側）
■ 返信用封筒を返送するときのマナー
返信用封筒を受け取った場合、そのまま投函することも可能ですが、宛名や同封物を確認し、ひと手間加えることで、より丁寧な印象を与えることができます。基本的なマナーを押さえて返送することで、円滑で気持ちのよいやり取りにつながります。
■ 返信用封筒の宛名の確認と敬称の修正
- 返信用封筒の表面には、送付元の宛名があらかじめ印刷されていることが多く、その際の敬称は「行」や「宛」になっているのが一般的です。
- 「行」や「宛」は二重線で消します。縦書きなら縦線2本、横書きなら横線２本で消し「様」や「御中」を書き加えるとよいでしょう。
※ 個人宛ての場合は「様」、会社や部署宛ての場合は「御中」を使用します。
宛名の敬称【様・御中など】の使い分けについてはこちら 》
■ 返信者（返送者）の住所・氏名の書き方
- 封筒の裏面左下に、返信者（自分）の住所・氏名を記入します。
- 縦書き・横書きに迷った場合は、送付元の封筒の書き方に合わせると、全体の見た目が整います。
- 封筒にあらかじめ記入欄がある場合は、その欄に沿って記入しましょう。
差出人を記載しておくことで、万が一配達できなかった場合にも安心です。
■ 同封物の確認
- 封筒に入れる書類は、送付元の案内や指示内容を確認したうえで準備します。
- 申込書やアンケートなど、必要なものは忘れずに同封し、不要なものは入れないようにします。
- 書類を折っても問題ない場合は折りたたみ、折れ厳禁の場合は、封筒サイズを調整します。
■ 封と切手の確認
- 封筒の封をしっかり閉じているか確認します。
- 切手が貼ってあるか「料金受取人払」となっているかを確認します。
切手が貼られていない場合は、自分で切手を貼り、「料金受取人払」の封筒であれば、切手を貼る必要はありません。
なお、封締め（〆マーク）は「宛名人以外は開けないでください」という意味を持つため、内容や送付先に応じて使用するとよいでしょう。
封締め（〆マーク）についてはこちら 》
■ 投函のポイント
- 準備が整った封筒は、最寄りの郵便ポストに投函します。
- 封筒のサイズや重さが郵便の規格に合っているかを事前に確認しておくと、より安心して返送できます。
返信用封筒の封筒サイズと選び方
返信用封筒の折り方・入れ方のポイント
長3封筒に返信用封筒として同じ長3封筒を入れる場合は、返信用封筒を3つ折りにして封入するのが一般的です。この際、返信用封筒であることが分かりやすいよう、 自分の宛名が記載されている面を上向きにして3つ折りにするとよいでしょう。
一方、角2封筒などの大きな封筒に長3の返信用封筒を入れる場合は、サイズに余裕があるため、折らずにそのまま封入しても問題ありません。
返信用封筒を同封する際は、きれいに折ることにこだわりすぎるよりも、無理なく封筒に収まり、相手が使いやすい状態であることを重視することが大切です。
■長3封筒・洋長3封筒に入れる場合
■角2封筒に入れる場合
折らない方がよいケース
契約書や申請書など、重要な書類を返送してもらう場合は、書類・返信用封筒ともに折らずにやり取りできるサイズを選ぶのが望ましいでしょう。書類の状態を良好に保つことは、相手への配慮や信頼感にもつながります。
返信用封筒の封入位置
返信用封筒は、同封する書類の下、もしくは一番手前に配置すると見つけやすくなります。受け取った方がすぐに「返信用封筒が入っている」と気付けるようにすることがポイントです。
返信用封筒の色・素材や選ぶポイント
- 返信用封筒の色や素材は、用途や相手先に応じて選びます。茶封筒や白封筒が一般的に使われます。
- 重要書類を想定する場合は、中身が透けにくく、しっかりとした厚みのある素材を選ぶと安心です。
- 書類の大きさや枚数に合わせて、無理のないサイズを選びましょう。
- 返送する側の負担を軽減するため、口糊付きやテープ付きの封筒を選ぶと、封かん作業がしやすくなります。
窓付き封筒を返信用に使う場合の注意点
窓付き封筒を返信用として使用する場合は、返送時に宛名や住所が正しく窓の位置に収まるかを事前に確認しておくことが大切です。宛名位置がずれていると、返送時に見えにくくなったり、再記入が必要になる場合があります。また、折り方によっては窓部分から宛名が見えなくなることもあるため、書類の折り位置や封入方法にも配慮すると安心です。
定形・定形外郵便との関係
返信用封筒を選ぶ際は、定形郵便・定形外郵便の規格を意識しておくと安心です。封筒のサイズや厚み、同封する書類の枚数によっては、郵便区分が変わり、必要な郵便料金が異なる場合があります。特に書類が増える場合や、厚みのある封筒を使用する場合は、事前に郵便料金を確認しておくことで、料金不足や返送トラブルの防止につながります。
定形郵便・定形外郵便の規格の確認はこちら 》
封筒の書き方
